信息時代的來臨已成為不可逆轉(zhuǎn)的世界潮流。知識和信息已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資源，并引起全球性增長模式和發(fā)展觀念的變化。信息化建設(shè)的發(fā)展對包括檔案工作在內(nèi)的各行各業(yè)產(chǎn)生了強(qiáng)大的沖擊和深遠(yuǎn)的影響，傳統(tǒng)的檔案工作觀念和方法已經(jīng)不能完全適應(yīng)新時代檔案工作的需要。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，認(rèn)真分析信息化建設(shè)與檔案工作的檔案工作如何實現(xiàn)信息化，已成為擺在我們面前的重要課題。
一、信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系
1、檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用，主要包含三個層次：一是檔案的內(nèi)在信息，也就是檔案的內(nèi)容，這是檔案信息的基本部分;二是檔案的形式信息，也就是檔案的外在形式和特征，它依附于檔案的內(nèi)容有密切聯(lián)系;三是綜述、匯編等等二次加工信息。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發(fā)利用作準(zhǔn)備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。
2、信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟(jì)時代主線。信息是知識經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將馬人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個全球化的人和機(jī)器的共同體，形成所謂的“網(wǎng)絡(luò)空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環(huán)境。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿全局的發(fā)展主線。
3、檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。在信息社會中，信息消費(fèi)將成為加快社會信息化進(jìn)程的源動力。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔(dān)負(fù)著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費(fèi)的需求作出反應(yīng)，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。生產(chǎn)要素發(fā)生了變化，信息將成為失去生產(chǎn)力發(fā)展的關(guān)鍵因素。同時，由于檔案部門作為重要的文獻(xiàn)信息源的社會地位得以確立和鞏固，使得經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑的變革和發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，從根本上改變了社會各部門工作的發(fā)展方式和運(yùn)作模式。
4、信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費(fèi)需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費(fèi)需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費(fèi)需求，者是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。此外，檔案業(yè)務(wù)售貨員、檔案學(xué)科研究人員以及其他與檔案工作有密切關(guān)系的人們。當(dāng)他們在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇增加時，工作熱情就會不斷增加，責(zé)任感日益增強(qiáng)。而當(dāng)他們作為信息的消費(fèi)者，感覺到信息消費(fèi)的不可替代性時，他們會更加意識到自己肩負(fù)的工作的重要性和使命感，從而促使檔案工作改革加速前進(jìn)。
二、信息時代檔案工作的新思路
1、加大投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化。要保證檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)，和緩政府要值得投入財力，配置與檔案信息化相適應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案工作軟硬件環(huán)境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴(kuò)大室藏種類。
2、改革檔案信息服務(wù)方式。信息時代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。一是計算機(jī)管理服務(wù)。這種服務(wù)在一些檔案部門已基本實現(xiàn)了，如檔案館管理系統(tǒng)、小型檔案館室管理系統(tǒng)等都已應(yīng)用和推廣。目前市場上各種檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)很多，國家檔案部門應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，避免重復(fù)開發(fā)，并規(guī)范市場管理;二是縮微技術(shù)服務(wù)。目前不少地方檔案館通過縮微設(shè)備，對一些珍貴的檔案保護(hù)，取得了一定的成效;一些大型國有企業(yè)在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術(shù)運(yùn)用頗多，節(jié)約人力和館庫空間;三是光盤存貯服務(wù)。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務(wù);四是現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。充分利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，如通訊衛(wèi)星、郵電信息網(wǎng)絡(luò)寺，將檔案信息發(fā)布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案;五是公共信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案信息部門充分利用地區(qū)公用信息網(wǎng)、國家公用信息網(wǎng)和國際公用信息網(wǎng)進(jìn)行服務(wù);六是視聽傳播服務(wù)。運(yùn)用電視網(wǎng)、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發(fā)布。
3、培養(yǎng)人才，提高檔案隊伍素質(zhì)。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經(jīng)濟(jì)時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結(jié)合的“通才”。這種專是跨學(xué)科的“多專”，而不是過去的“專一”;這種博是隨現(xiàn)代化科技發(fā)展的“動態(tài)廣博”，而不是過去傳統(tǒng)不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強(qiáng)的適應(yīng)性和更好的穩(wěn)定性，才能適應(yīng)解決復(fù)雜性、綜合性和跨學(xué)科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案
人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進(jìn)行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實踐的有機(jī)結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計算機(jī)知識的比例，強(qiáng)化與圖書館學(xué)、情報學(xué)的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運(yùn)用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當(dāng)增加檔案現(xiàn)代化管理課程的課時。
三、檔案法制建設(shè)是信息時代檔案工作的重要節(jié)點
由于檔案的憑證作用可以有效地證明信息產(chǎn)權(quán)的所有者，所以信息時代檔案工作越來越多地涉及知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)問題。進(jìn)入信息時代，不但在理論上要解決“網(wǎng)絡(luò)空間”、“虛擬社會”的法律約束問題，而且在技術(shù)上也必須盡快突破電子檔案的法律效力問題。只有這樣，信息時代信息產(chǎn)權(quán)的保護(hù)才能落到實處。健全檔案法規(guī)體系是檔案法制化管理的前提，也是檔案行政管理部門依法行政的重要條件，檔案行政管理部門應(yīng)該充分運(yùn)用檔案法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，依法行使管理監(jiān)督職能，為檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。
檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項工作的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何和檔案工作，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，是新時期文書和檔案管理人員的歷史責(zé)任。筆者從事文書和檔案管理工作多年，結(jié)合實際工作談?wù)剬ψ龊梦臅蜋n案工作的認(rèn)識和體會。
一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā);其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上級機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。
二、實施檔案管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作必由之路
隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與造化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強(qiáng)度大。而利用計算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解鉿同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。
三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，努力提高文檔人員的知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力待方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。
1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識。增強(qiáng)管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化籍貫結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù);二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不為提文檔管理工作水平。
2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班;其次，要建立在職教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以促使文檔管理工作人員產(chǎn)和緊迫感和危機(jī)感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的取消評聘資格，激勵文檔工作者增強(qiáng)參加在職教育的主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多、多形式地進(jìn)行。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足;第二，相關(guān)學(xué)科知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新;第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。
上周培訓(xùn)檔案知識，一個老師的講課，引起了我的深刻反思。
他說從部隊轉(zhuǎn)業(yè)后來到檔案部門工作，心里很不適應(yīng)，很失落。覺得不能體現(xiàn)自己的人生價值。后來經(jīng)過學(xué)習(xí)，明白了檔案的意義所在.并深深地愛上了這份事業(yè)。
許多人剛開始之所以有這種看法，有這種想法不足為奇。因為沒有全面深入地了解檔案，便把檔案狹隘地理解為收集資料、分類、標(biāo)頁碼、打印目錄、三孔一線裝訂之類。而這些對于一個缺乏認(rèn)識和耐性的年輕人來說，的確是枯燥乏味的。
有了枯燥的感覺是很危險的。有諸內(nèi)必形諸外，帶著這種感覺，只能是當(dāng)一天和尚撞一天鐘，應(yīng)付了事。
就像梁啟超教育孩子“對一項事物，如果感覺枯燥，就會厭倦，而厭倦則是墮落的開端?！?/p>
對于一項事業(yè)而言，能否有所成就，關(guān)鍵不在于從業(yè)時間的長短，經(jīng)驗的深淺，技術(shù)的熟練與生疏。而是是否對它充滿興趣。唯有興趣充沛，才能付諸熱忱?！爸卟蝗绾弥?，好之者不如樂之者”，興趣才是一個人從事工作最強(qiáng)大的源動力。
檔案記載著生活中的點點滴滴，給人帶來濃厚的樂趣。
一張小時候的照片，能喚起你對兒時快樂生活的美好回憶。一本泛黃的日記本，記載著青春的明朗與憂郁。
檔案也記載著人類波瀾壯闊的歷史畫卷，給后人以借鑒和啟迪。
《銀河英雄傳說中》有一句話，令我記憶猶新。楊威利說“劍不能沿著歷史的河流追溯而上，而筆可以”。
再偉大的英雄，即便生前叱咤風(fēng)云，死后一切也煙消云散，他的所作所為所思所想只有通過筆來記載。后人才可借以了解他們思想與功業(yè)。
而這記載的媒介便是檔案。刀劍開創(chuàng)了現(xiàn)世的基業(yè)，而筆墨紙張卻傳承了精神與思想。
我們無法經(jīng)歷過去，但是通過檔案，我們可以清晰地看到時代進(jìn)步的脈搏、歷史發(fā)展的軌跡、前人創(chuàng)業(yè)的艱辛、后人守城的不易。在那里有浩瀚的典籍、璀璨的科技;有思想的碰撞，靈魂的洗禮;有瑰麗的想象，遼闊的天地。有審視自我的理性，有探索發(fā)現(xiàn)的樂趣，有對過去的回望，又有對未來的期許。
正是這一份份沉甸甸的檔案，正是這一個個堅守的檔案人，使得智慧之窗更加明亮，理性之光更加閃耀、文明之火得以延續(xù)。
5月10~5月15日，我有幸參加了云南省檔案局舉辦的為期5天的檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)班。培訓(xùn)中我系統(tǒng)的學(xué)習(xí)了電子文件管理新趨勢、檔案資源建設(shè)、檔案管理安全因素與技術(shù)措施、檔案利用與檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)、電子文件安全管理、少數(shù)民族檔案管理、20_年度申報檔案專業(yè)職稱工作等7門課程，此次培訓(xùn)還參觀了云南省檔案館。
由云南省檔案局法宣處副處長李曉蓉主持召開了開班動員會，云南省檔案局副局長龍崗出席并作出講話，龍副局長代表全省檔案局向參加的學(xué)員表示熱烈的歡迎語誠摯的問候，他強(qiáng)調(diào)：此次培訓(xùn)的目的是讓我們了解檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)與工作任務(wù)，既要樹立遠(yuǎn)大的工作目標(biāo)，又要有牢固的工作技能。檔案是評定專業(yè)技術(shù)的必備條件，想更好的做好檔案工作一要分清形勢，繼續(xù)加強(qiáng)培訓(xùn)，維檔、管檔、為國熟使;二要明確任務(wù)，樹立做好檔案工作價值觀，積極開展檔案工作;三要勤學(xué)善識，找準(zhǔn)工作著力點，增強(qiáng)責(zé)任感與使命感。要加強(qiáng)規(guī)范化管理，監(jiān)督穩(wěn)步提高，力爭工作有舉措，局面有突破。最后，龍副局長預(yù)祝此次培訓(xùn)圓滿結(jié)束，更好的完成學(xué)習(xí)任務(wù)。
通過5天的學(xué)習(xí)，巨大的收獲是不容置疑的。我系統(tǒng)地了解了檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、歸檔、利用以及電子文件等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。雖然，目前工作中還有很多問題，但這些正是我以后努力的方向，它促使我不斷地思索，不斷地進(jìn)步。
檔案資源作為國家資源的重要組成部分，其_帶頭檔案事業(yè)發(fā)展和國家案例。筆者僅就如何做好檔案_，確保檔案安全闡述幾點粗淺的認(rèn)識。
一、強(qiáng)化檔案保密意識
和緩檔案部門要不斷增強(qiáng)做好檔案_的責(zé)任感和使命感，站在國家安全的高度，切實重視和不斷強(qiáng)化檔案_。要駕馭檔案保密宣傳工作的力度，通過對《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案_，強(qiáng)化保密法制觀念，牢固樹立“_無小事”的責(zé)任意識，提高_(dá)的自覺性和責(zé)任感，自覺履行保守國家秘密的義務(wù)。對涉密紙質(zhì)檔案、磁性介質(zhì)的借閱、保管、銷毀等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格遵守保密制度，確保萬無一失，把安全責(zé)任意識貫穿于檔案工作的始終。同時，要認(rèn)真貫徹“預(yù)防為主”的方針政策，堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要經(jīng)常開展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識真正深入人心。
二、加強(qiáng)檔案庫房安全建設(shè)
檔案庫房的科學(xué)管理是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。首先，檔案庫房應(yīng)配備防盜門、鐵欄窗、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，并隨時做好各項設(shè)施設(shè)備的檢修、維護(hù)工作。其次，檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，落實雙人雙鎖等嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三，涉及國家秘密的檔案應(yīng)單獨保管，要設(shè)帶鎖的移動密集檔案架、帶密碼鎖的保險柜等，從保管條件上確保檔案的安全。其四，應(yīng)減少檔案的破損率延長檔案的使用壽命。如，對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)應(yīng)配備專用的檔案消磁柜;對容易破損的硫酸紙圖等重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。另外，要堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結(jié)合，不定期組織全面細(xì)致的安全檢查，在認(rèn)真清點核對檔案數(shù)目的同時，及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患，做到及時檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。
三、完善保密檔案借閱管理
加強(qiáng)保密檔案借閱制度建設(shè)至善重要。應(yīng)制定細(xì)致完善的檔案借閱制度、外借制度、復(fù)制制度等。各項檔案借閱規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善，確保保密檔案的安全。保密檔案的借閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須按要求填寫撮單，由直接領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人簽字，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，填寫借閱卡及借閱簿，手續(xù)齊全后方可借閱。借閱人要遵守保密制度，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借泄密和以個人名義向外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果。保密檔案使用完畢后應(yīng)及時核對、檢查、維護(hù)與安全，不能私自撕拆、涂改，更不得缺頁少項。借閱的檔案要保管好，不能丟失，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，及時向檔案部門報告，進(jìn)行補(bǔ)救。保密檔案的借閱時間不得超過一年，因項目周期長而不能及時歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。對長年欠檔，經(jīng)追究仍不交還或造成遺失的，必須追究其責(zé)任，按國家規(guī)章制度嚴(yán)肅處理。此外，因工作調(diào)離、離退休和長期病休的，出國工作及出國探親的，都必須全部清還借閱的檔案，由檔案室簽字后，方可辦理有關(guān)手續(xù)。屬借調(diào)工作人員借閱保密檔案時，必須由項目負(fù)責(zé)人代借，當(dāng)其離院時由代借人還清檔案。
四、加強(qiáng)電子檔案管理
安全保密措施是衡量電子信息安全與否、電子檔案管理完善與否的一個重要指標(biāo)。電子檔案從保管形式上主要分為兩種，和種是存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，另一種是存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案。存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，相對比較好管理。在保管方面主要做好防消磁、防損壞工作，必要時可以復(fù)制副本或異地保存。在借閱方面主要應(yīng)做到以下幾點：一是所借的電子檔案項目要與正在設(shè)計的工程項目內(nèi)容相同，且要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)及項目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱;二是要根據(jù)使用者的情況而，不可以無原則地向所有使用者提供全部利用方式;三是應(yīng)根據(jù)電子檔案內(nèi)容的秘密等級進(jìn)行有效管理，對秘密等級比較高的，不宜用拷貝的方式提供利用;四是要對重要電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理。而存儲在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案，則應(yīng)重點做好數(shù)據(jù)庫的安全與_。首先要加強(qiáng)對計算機(jī)信息系統(tǒng)的保密管理，做好內(nèi)外網(wǎng)分離工作，并對內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻;涉密計算機(jī)不得與國際互聯(lián)網(wǎng)相連。其次，為了防止內(nèi)部人員將保密資料非法外傳，需要對每個人做好權(quán)限控制，確保保密數(shù)據(jù)只能被有權(quán)限的人使用，且整個使用過程應(yīng)被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。其三，可根據(jù)權(quán)限查閱，在權(quán)限范圍內(nèi)更改、編輯圖紙、文本，但是不能將圖紙及文本本身或者內(nèi)容下載到終端用戶及任何設(shè)備上。這樣，所有的保密數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中地保存在服務(wù)器上，既有效又安全，從根本上杜絕保密信息的泄漏。